Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan dan lebih lanjut dijabarkan dalam Permendiknas No. 19 tahun 2007 mengamanatkan ”setiap satuan pendidikan wajib memenuhi standar pengelolaan pendidikan yang berlaku secara nasional”. Beberapa komponen dalam standar pengelolaan sekolah yang harus dipenuhi adalah (1) program perencanaan, (2) pelaksanaan rencana kerja, (3) pengawasan dan evaluasi, (4) kepemimpinan sekolah/madrasah, dan (5) sistem informasi manajemen.
Sekolah-sekolah pelaksana program Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional, sesuai dengan Pedoman Penjaminan Mutu Sekolah/Madrasah Bertaraf Internasional pada Obyek Penjaminan Standar Pengelolaan untuk Indikator Kinerja Kunci Minimal wajib memenuhi Standar Pengelolaan dengan Indikator Kinerja Kunci Tambahan meraih Sertifikat ISO 9001 versi 2000 atau sesudahnya dan ISO 14000. Hal ini ditegaskan lagi dalam Permendiknas No. 78 tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Sekolah Bertaraf Internasional pada Jenjang Sekolah Dasar dan Menengah pada Pasal 11 ayat a dan ayat b.
Kenyataan menunjukkan bahwa beberapa Sekolah Rintisan Bertaraf Internasional telah berupaya memperoleh Sertifikat ISO 9001, tetapi masih belum memenuhi Standar Pengelolaan. Penyelaraskan antara Visi, Misi, Nilai Inti dan Sasaran Sekolah serta mewujudkan atau mewujudkannya menjadi Rencana Kerja Sekolah, membutuhkan lebih dari sekedar sertifikat, namun memerlukan strategi dan sistem manajemen Balanced Scorecard (BSC).
Dalam menerapkan sistem manajem BSC, setiap satuan pendidikan perlu memenuhi prinsip memiliki pedoman Pengelolaan Biaya Investasi dan Biaya Operasional lembaganya serta mampu menyajikan Laporan Keuangannya. Hal tersebut hanya dapat dilakukan dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi dan Standar Akuntansi Pendidikan yang memenuhi sejumlah persyaratan sebagimana diamatkan Permendiknas No. 78 tahun 2009 tentang Penyelenggaraan SBI pada Pasal 13 dan Pasal 14.
DEFINISI DAN SEJARAH ISO 9001
ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi meskipun banyak orang awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur tentang sistem manajemen Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Pertanyaan berikut yang muncul, apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya : YA. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan sistem pengelolaan manajemen semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai lingkup industri yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.
Organisasi pengelola standar internasional ini adalah Organisasi Internasional untuk Standardisasi yang bermarkas di Jenewa – Swiss, Didirikan pada 23 Februari 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional (Indonesia dihadiri oleh KAN) Marilah kita kemunduran sebentar pada bagaimana sejarah ISO 9001 ada hingga revisi terakhir tahun 2008. Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943, pasukan Inggris membutuhkan banyak sekali amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Konsekuensinya, demi kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar seleksi pemasok. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari seri MIL-STD. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8. Seiring dengan implementasi kebutuhan yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8 dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979. Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun 1987 melalui International Organization for Standardization, standar BS-5750 diadopsi sebagai sebuah standar internasional yang kemudian diberi nama ISO 9000:1987. Terdapat 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing. Perhatian utamanya adalah inspeksi produk di akhir sebuah proses (dikenal dengan inspeksi akhir) dan kepatuhan pada aturan prosedur sistem yang harus dipenuhi secara menyeluruh.
Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan jaminan kualitas bukan hanya pada aspek pemeriksaan akhir, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses tindakan preventif untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan ketidaksesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut sistem prosedur yang kaku dan cenderung document center dibandingkan kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang desain, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang jasa. Versi 1994 lebih fokus pada proses manufaktur dan sangat sulit diterapkan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya prosedur yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi prosedur organisasi). Karena ketebatasan inilah, maka panitia teknis melakukan review atas standar yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994. Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses bisnis yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun dapat mengimplementasi sistem ISO 9001:2000 dengan berbagai pengirim pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam manual mutu perusahaan, meskipun demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 prosedur yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record, Control of Non Conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi ataupun entitas manapun.
Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara signifikan lebih menekankan pada efektifitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan tindakan korektif dan preventif, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses tindakan korektif dan preventif yang dilakukan harus secara efektif berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada kontrol proses outsourcing menjadi bagian yang dibahas dalam versi terbaru ISO 9001 ini.
8 PRINSIP MANAJEMEN
Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 lebih mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga menghambat semua jenis usaha dapat mengimplementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 ini. System ISO 9001:2008 fokus pada efektivitas proses perbaikan berkelanjutan dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap proses selalu melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, melakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi dalam organisasi.
Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja sistem agar proses yang berlangsung sesuai dengan fokus utama yaitu efektifitas perbaikan berkelanjutan, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah :
1) Fokus Pelanggan : Semua aktifitas perencanaan dan penerapan sistem semata-mata untuk memuaskan pelanggan.
2) Kepemimpinan : Manajemen Puncak berfungsi sebagai Pemimpin dalam mengawal implementasi Sistem bahwa semua gerak organisasi selalu terkendali dalam satu komando dengan komitmen yang sama dan gerak yang sinergi pada setiap elemen organisasi
3) Keterlibatan semua orang : Semua elemen dalam organisasi terlibat dan peduli dalam penerapan sistem manajemen saling sesuai fungsi kerja masing-masing, bahkan hingga office boy walaupun hendaknya selalu melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berkualitas, pada fungsinya sebagai office boy.
4) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi sistem selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses petakan melalui proses bisnis. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan alur proses itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan
5) Pendekatan Sistem ke Manajemen : Implementasi sistem mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (manajemen) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, perbaikan berkelanjutan sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan perbaikan untuk menghilangkan potensi masalah.
6) Perbaikan berkelanjutan : Perbaikan, adalah roh implementasi ISO 9001:2008
7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam sistem penerapan selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya sistem ISO 9001:2008
8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Pemasok bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, mitra bisnis karena itu harus terjadi pola hubungan yang saling menguntungkan.
IMPLEMENTASI ISO 9001 DI SEKOLAH
Sistem Manajemen Sekolah adalah tata laksana yang mengatur proses pengintegrasian, pengkoordinasian dan pemanfaatan elemen-elemen suatu Sekolah untuk mencapai tujuan Sekolah secara efisien.
Menurut L. Gullick ada 7 ( tujuh) fungsi manajemen, yaitu :
1) perencanaan
2) pengorganisasian (pengorganisasian)
3) Penetapan staf
4) pengarahan (directing)
5) koordinasi (pengkoordinasian)
6) pelaporan
7) penganggaran (penganggaran)
Untuk mencapai efektivitas suatu Sistem Manajemen Sekolah maka perlu disusun Sistem Manajemen yang mampu mengakomodasi nilai – nilai yang dipertahankan dan dikembangkan di Sekolah yang bersangkutan.
Kebijakan Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas yang tercantum di dalam “Buku Panduan Manajemen Sekolah”, menyatakan bahwa bidang – bidang kegiatan pendidikan di sekolah, meliputi :
1. Manajemen Kurikulum
2. Manajemen Kesiswaan
3. Manajemen Personalia
4. Manajemen Keuangan
5. Manajemen Perawatan Sarana dan Prasarana Sekolah
ISO 9001 adalah sebuah Standar Internasional untuk Sistem Manajemen Mutu (Sistem Manajemen Mutu) yang diakui secara Internasional. Dengan menerapkan standar ISO 9001 maka suatu sekolah diharapkan memiliki konsistensi dalam mengelola sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku, visi dan misi sekolah serta program – program sekolah yang telah dicanangkan dan disebar luaskan kepada masyarakat. Selain itu diharapkan ada suatu proses penyempurnaan berkelanjutan (Continual Improvement) terhadap kinerja sekolah sehiongga kualitas dan output sekolah sebagai sebuah institusi pendidikan selalu menjadi lebih baik dan sempurna dari waktu ke waktu.
Dalam hal ini Direktorat Pembinaan SMA dengan menyiapkan Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan yang sesuai dengan Standar ISO 9001 yang menjelaskan komposisi mengenai Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan ini. Sistem ini merupakan beberapa standar sistem menajemen organisasi atau perusahaan, yang sudah diakui secara nasional maupun internasional. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan terdiri atas beberapa Sistem Manajemen yaitu:
1. Sistem Manajemen Keunggulan Kinerja Kriteria Pendidikan Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA), yang berfungsi sebagai sarana untuk mengarahkan suatu pendidikan menuju “Sekolah Menengah Kelas Dunia” yang berkinerja unggul.
2. Balanced Scorecard (BSC) Management System, yang berfungsi sebagai konsep agar satuan pendidikan fokus pada strateginya serta sebagai konsep untuk menerjemahkan Visi, Misi dan Nilai Inti (Kode Etik) sekolah menjadi suatu Rencana Kerja beserta Indikator Ketercapaiannya (Tujuan dan Sasaran) sehingga misi sekolah selaras dengan visi sekolah dan dapat terujud dalam waktu yang ditentukan.
3. Lean Management System, yang berfungsi sebagai sarana untuk mencapai satuan pendidikan yang efisien. Penerapan metode Lean Management System dan Standar Akuntansi Pendidikan akan memenuhi Indikator Kinerja Tambahan Penjaminan Mutu Sekolah/Madrasah Bertaraf Internasional tentang Standar Pembiayaan dengan menerapkan model pembiayaan yang efisien.
4. Six Sigma Management System, yang berfungsi sebagai sarana untuk mencapai satuan pendidikan yang efektif (akurat dan presisi) serta sebagai sarana dan indikator kinerja dalam mengukur kapabilitas produk (peserta didik) dan kapabilitas proses yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 pada Klausul 8.2.3 dan 8.2.4.
5. TRIZ Management System, yang berfungsi sebagai sarana untuk mencapai satuan pendidikan yang kreatif dan inovatif, serta memenuhi Klausul 7.3 & 7.5.
6. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, yang berfungsi sebagai sarana untuk memenuhi Persyaratan Pelanggan dengan mengatur pelaksanaan rencana kerja secara koordinatif dan instruktif melalui pedoman standar operasi.
7. Sistem Informasi Berbasis Komputer, yang terdiri atas Sistem Informasi Akuntansi dan Standar Akuntansi Indonesia, khususnya Standar Akuntansi Pendidikan serta Sistem Informasi Manajemen Sekolah, yang berfungsi sebagai sarana penyaji informasi Biaya Investasi dan Biaya Operasional Pendidikan serta Laporan Keuangan Sekolah berupa Laporan Neraca dan Laporan Surplus Defisit. Selain itu juga sebagai penyaji informasi administrasi sekolah, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan, yang akan membantu saat diaudit oleh Akuntan Pubik dengan hasil Wajar Tanpa Pengecualian (Permendiknas No. 78 tahun 2009 ttg SBI pada Pasal 14). Implementasi poin 1, 2, 3, 4 dan 5 akan memenuhi persyaratan Permendiknas No. 78 tahun 2009 ttg SBI pada Pasal 11 ayat a.
Dengan Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan tersebut akan dapat memenuhi Standar Pengelolaan sekaligus siap untuk meraih Sertifikasi ISO 9001:2008 dan ISO 14001:2004 dengan sedikit modifikasi, sehingga amanat untuk menerapkan SNP+X dapat tercapai dan mampu bersaing secara global sebagai ”World Class High School”. Sehingga dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001 benar-benar menjadi sangat produktif dan efektif untuk meningkatkan kinerja sekolah dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan.
Referensi :
1. Kesadaran & Implementasi ISO 9001, SGS, Maret 2009
2. ISO 9001 Standar Internasional untuk Sistem Manajemen Mutu
3. Nurul Diana Novania, Modul Kuliah Pengendalian Mutu, Universitas Mercu Buana
4. Euforia ISO 9001, http://gurupembaharu.com/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar